Vários dispositivos, em diferentes esferas e instâncias, estabelecem por quanto tempo determinados documentos e comprovantes devem ser guardados. Porém, não basta somente conhecer esses prazos, é necessário também dispor de espaço para o arquivamento correto desses materiais. Isso porque os documentos e comprovantes tendem a perder sua tintura se mal conservados ou se guardados por muito tempo, os tornando inválidos. Por isso, saber cuidar desses documentos deve fazer parte da atenção de todos os síndicos.
Veja, abaixo, os tempos de guarda e dicas de conservação de documentos:
1 ANO
• Seguros em geral;
• Despesas de hotéis.
3 ANOS
• Notas Fiscais de compras que não integrem o Ativo Imobiliário do condomínio;
• Comprovação de pagamento de títulos de crédito em geral (duplicatas, cheques etc.);
• Juros de cartão de crédito;
• Aluguel.
5 ANOS
• Livros ou cartões-ponto;
• Contribuições sindicais, assistenciais e mensalidades/patronais;
• Guia de recolhimento das contribuições sindicais e assistenciais dos empregados;
• Recibo de férias e comprovantes de descontos;
• Comprovação de entrega de cesta básica, vale-refeição ou alimentação;
• Relação de empregados admitidos e demitidos;
• Controle de manutenção de obras (ou até o final da garantia, o prazo que for mais longo);
• Orçamentos (ou até o final da garantia, o prazo que for mais longo);
• Correspondências, convocações e notificações em geral;
• Livros ou documentos contábeis do ISSQN, quando o condomínio, por disposição da lei, for substituto tributário;
• Tributos municipais, estaduais e federais;
• Água, luz, telefone e gás;
• Assistência médica;
• Mensalidade escolar;
• Honorários de profissionais liberais (médicos, dentistas, advogados, peritos);
• Cartões de crédito;
• Cotas de condomínios.
30 ANOS
• Guias do FGTS;
• Folhas de pagamento dos empregados;
• Fichas de salário-maternidade;
• Rescisões de contratos de trabalho;
• Guias de recolhimento da Previdência.
TEMPO INDETERMINADO
• Convenção do condomínio e regimento interno, independentemente de alterações ou não;
• Livros de atas de assembleias;
• Relações Anuais de Salários (RAIS);
• Livros de inspeção do Ministério do Trabalho;
• Livros e fichas de registro de empregados;
• Prontuário dos trabalhadores;
• Documentos relativos a processos trabalhistas;
• Plantas arquitetônicas e demais projetos construtivos do condomínio.
OUTROS PRAZOS
• Financiamento de imóveis: até o registro da escritura no Cartório do Registro de Imóveis;
• Consórcios: até que a administradora oficialize a quitação e a transferência do bem para o nome do comprador;
• Bens duráveis (veículos, eletrodomésticos e eletroeletrônicos): durante toda a vida do produto.
Dica:
Considerando que o tempo de guarda de um documento pode variar de um órgão para outro, o ideal é que, quando houver dúvida, o instrumento seja arquivado até que o prazo em todas as instâncias seja conhecido e cumprido.
Fonte: SECOVI-RS